Was sollte eine Rechnung enthalten?
Es gibt klare Muster in der Art und Weise, wie Unternehmen mit großen Zahlungsausfällen ihre Rechnungen handhaben, im Vergleich zu Unternehmen, die in der Regel pünktlich bezahlt werden. Was könnten Sie also optimieren?
Eine gute Routine bei der Rechnungsstellung und der Überwachung der Zahlungen sorgt dafür, dass die Finanzen Ihrer Organisation reibungslos funktionieren. Folgen Sie unserem Leitfaden zur Rechnungsstellung.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen klar formuliert sind
Das Wichtigste ist, dass Sie eine klare Rechnung schreiben. Machen Sie es Ihrem Kunden leicht, herauszufinden, wer der Absender ist und worum es sich handelt. Je einfacher es für Ihren Kunden ist, zu zahlen, desto schneller werden Sie das Geld erhalten.
“Die Informationen auf der Rechnung sollten klar und einfach sein. Je klarer die Informationen sind, desto geringer ist die Gefahr von Missverständnissen.”
Das bedeutet, dass man genau angeben muss, worauf sich die Rechnung bezieht und welchen Zeitraum sie abdeckt. Eine nicht spezifizierte Rechnung wird oft zurückgeschickt oder verzögert. Wenn Sie zum Beispiel Dienstleistungen auf Stundenbasis anbieten, sollten Sie angeben, worauf sich die Arbeitsstunden beziehen, so wie Sie auch angeben, welche Produkte verkauft werden. In den entsprechenden Fällen können Sie Anhänge beifügen.
Denken Sie daran, dass Ihre Rechnungen den Bedingungen der Vereinbarung in Bezug auf Zahlungsfrist, Verzugszinsen, Mahnungen usw. entsprechen müssen.
Einige Branchen und Unternehmen senden eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots. Das Angebot, das sie von Ihnen erhalten, ist die Grundlage für ihre Bestellung. Daher ist es wichtig, dass Sie nicht zu sehr von dem von Ihnen übermittelten Angebot abweichen, es sei denn, es haben sich im Laufe der Zeit viele Änderungen ergeben. Ist dies der Fall, sollten Sie das Unternehmen vor der Rechnungsstellung informieren.
Purchase Orders
Branchen und Unternehmen, die Angebote einholen, senden häufig Purchase Orders (POs). Wenn Ihr Kunde eine Purchase Order schickt, sollten Sie diese befolgen. Das bedeutet, dass Sie die Rechnung mit den Angaben aus der Purchase Order versehen müssen:
Ihre Rechnung wird im System des Kunden abgelehnt, wenn Sie vergessen, die Angaben aus der Bestellung zu beachten. Dann kann es sehr lange dauern, bis Sie bezahlt werden.
Checkliste für die Erstellung einer Rechnung
Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit Ihrem System und den Anforderungen an die Rechnungsstellung und die Bonitätsprüfung von Kunden einverstanden sind, ist es wichtig, eine Kreditpolitik festzulegen.
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