Sechs Tipps von Unternehmen, die ihre Rechnungen immer pünktlich bezahlt bekommen

Laut dem European Payment Report 2023 von Intrum ist die Zahl der kleinen und mittleren Unternehmen, die um längere Zahlungsfristen gebeten werden, stark angestiegen. Laut der Studie wurden im Jahr 2023 nicht weniger als 83 % der KMU um Zahlungsfristen gebeten, die nicht in ihrem Sinne waren. 2022 waren es 81% und 2021 noch 78%.

Überraschend ist jedoch, dass mehr als die Hälfte dieser Unternehmen (51%) die Zahlungsfristen akzeptierten, um ihre Kundenbeziehungen nicht zu gefährden. Dies verdeutlicht den Druck, unter dem die KMU stehen. Sie müssen sich an ungünstige Zahlungsbedingungen anpassen, um positive Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten.

Hier sind unsere sechs Tipps, die Ihnen helfen sollen, damit Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden

1. Kreditvergaberichtlinien einführen

   Kreditvergabe- und Forderungsmanagement-Richtlinien können helfen, den Umgang mit Kunden im Unternehmen zu regeln. Sie legen fest, welche Informationen von einem Kunden benötigt werden, wann Bonitätsprüfungen angebracht sind und wie Rechnungen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen im Unternehmen gehandhabt werden. Die Richtlinien dienen somit als Entscheidungshilfe, um nur solchen Kunden Kredit zu gewähren, die diesen auch bedienen können.

2. Bonitätsprüfung auch bei bestehenden Kunden

   Die Bonitätsprüfung bei Neukunden hilft, Zahlungsprobleme zu vermeiden. Aber auch bei bestehenden Kunden ist diese Vorgehensweise sinnvoll, da gerade sie für die höchsten Forderungsausfälle verantwortlich sind. Betreiben Sie die Kreditüberwachung als kontinuierlichen Prozess und nicht als einmalige Aktion. Wenn sich die Bonität Ihrer Kunden verschlechtert, können Sie so sofort handeln.

3. Für Klarheit sorgen

   Der häufigste Grund, warum Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, ist Unklarheit. Treffen Sie klare Vereinbarungen darüber, worum es geht und wie bezahlt werden soll. Formulieren Sie Ihre Rechnungen unmissverständlich und weisen Sie auch auf mögliche Verzugszinsen und Mahngebühren hin.

4. Schicken Sie eine Mahnung

   Wenn ein Kunde zu spät zahlt, ohne Sie zu informieren, schicken Sie ihm ein Erinnerungsschreiben und leiten Sie direkt weitere Schritte ein. Weitere Mahnungen erhöhen nur selten die Chance auf einen Zahlungseingang. Stattdessen gewähren Sie Ihrem Kunden nur einen längeren Kredit auf Kosten Ihres Unternehmens.

5. Hören Sie Ihrem Kunden zu

   Wenn ein Kunde nicht zahlt, versuchen Sie herauszufinden, warum. Manchmal gibt es plausible Gründe und es lohnt sich, nach einer Lösung zu suchen. Wenn ein Kunde kurzfristige Zahlungsschwierigkeiten hat, können Sie zum Beispiel eine Ratenzahlung über drei Monate vereinbaren. Auf diese Weise erhöhen Sie Ihre Chancen auf einen vollständigen Zahlungseingang. Ihr Kunde wird es Ihnen danken und Sie im besten Fall weiterempfehlen.

6. Holen Sie sich Unterstützung

   Wenn Sie über einen längeren Zeitraum keine Zahlungen erhalten, sollten Sie die Rechnung an ein Inkassobüro übergeben. Inkassobüros verfügen über das nötige Fachwissen und die erforderlichen Ressourcen, um mit Ihren Kunden umzugehen und den Zahlungseingang sicherzustellen. Ein seriöses Inkassobüro mit gutem Ruf wird Ihre Kunden gut behandeln und Ihre Geschäftsbeziehung nicht gefährden.